ベンダー任せは「信頼関係が足りない」から起きるのではありません。 ユーザー側に「判断するための論点」が揃っていないから起きます。
「ベンダーに任せきりになっている」「ユーザー側で判断できない」—— こうした相談は、毎年一定数あります。 原因をたどると、たいてい同じところに行き着きます。 ユーザー側が、議論の論点を自分の言葉で整理できていないのです。
論点が整理されていないまま打ち合わせに臨むと、ベンダー側の提案した枠組みに そのまま乗るしかなくなります。「信頼して任せている」と言えば聞こえはいいですが、 対等に議論する道具を持っていないだけです。
この記事では、ユーザー側が主導権を取り戻すために最低限持つべき 3つの論点フレームを紹介します。特別なツールもフレームワークも不要です。 A4用紙3枚で始められます。
「この打ち合わせで何を決めるか」を先に書く
最もシンプルで、最も効果があるのがこれです。 ベンダーとの定例会議の前に、一行だけ書きます。
今日の会議で、自社が決めたいことは〇〇である。
これを書くだけで、会議の性格が変わります。 「ベンダーから説明を受ける会議」から「ユーザー側が決定する会議」に、 主語が入れ替わります。書けない場合は、そもそも会議を開く意味がない ——という判断もできます。
BOTTISが支援に入るときは、必ず会議の前日にこの一行をユーザー側と一緒に書きます。 書けない日は、会議を延期することもあります。目的が曖昧なまま開くより、延期したほうが結果的に前に進むからです。
判断の観点を、事前に揃える
ベンダー提案を前にすると、つい「良さそう / 良くなさそう」という 感覚的な反応になりがちです。それを防ぐために、判断の観点を 事前に定義しておきます。BOTTISが使う基本4観点はこれです。
| — Axis | — 問い |
|---|---|
| 機能 | 業務要件をどこまで満たすか。代替手段はあるか。 |
| コスト | 初期 / 運用 / 将来拡張。TCOで見たとき妥当か。 |
| 運用 | 誰が使い、誰が保守するか。現場に乗せられるか。 |
| リスク | 失敗したとき何が起きるか。後戻りは可能か。 |
提案を受けるとき、この4観点を紙に書き出してから臨みます。 提案内容を4観点にマッピングしながら聞くだけで、 確認すべき点が見えやすくなります。「運用の部分が聞けていません」 「リスクシナリオの説明がありませんでした」という具合です。
聞けていない観点は、その場で聞き直すか、次回までの宿題にします。
「決まったこと」と「宿題」を毎回記録する
会議の最後に、必ず次の2つを分けて書き出します。
- 決まったこと（Decided）
- 宿題 / 持ち帰り（Open）
書き出したら、それぞれに「誰が」「いつまでに」を付けます。 「次回までに確認します」では、誰が何をいつまでにやるか分からず、記録になりません。 「4/15までに、情シス部の田中が、セキュリティ基準書を持参する」が記録です。
この記録を続けると、 今まで「なんとなく進んでいた」案件の中に、 実は誰も決めていない事項が山ほどあると分かります。
ベンダー任せの案件で最もよく見つかるのは、 「ユーザー側もベンダー側も、誰も決めていないこと」である。
3つのフレームで足りる理由
3つでは少ないと感じるかもしれません。 BOTTISの経験では、十分です。
大事なのは、フレームそのものではなく、毎回使うことです。 毎回の打ち合わせの前に1行書く。4観点で聞く。最後に2つに分けて記録する。 これを3ヶ月続ければ、ベンダーとの議論の進め方は変わっていきます。
ベンダー任せは、論点が揃っていないから起きます。 論点を揃えるのは、今日からでも始められます。 A4用紙3枚と、次の定例会議までの1時間があれば、準備できます。
もし、整理しようとして手が止まるなら、それ自体が論点です。 一度一緒に棚卸しをしましょう。